O material fora de prazo não consta de nenhuma fatura, mas é pago. Como se gera essa perda e o que a reduz de forma sustentada.
O prazo de validade ultrapassado é uma perda silenciosa. Não gera uma ocorrência nem uma reclamação: o material simplesmente deixa de poder ser usado e é retirado. Como a despesa já foi contabilizada na compra, não volta a aparecer em nenhuma linha do orçamento.
Três mecanismos que a produzem
Nos armazéns clínicos, o material expira quase sempre pelas mesmas razões, e nenhuma tem que ver com negligência:
- Rotação por conveniência: pega-se no que está mais à mão, não no que expira primeiro.
- Stock de segurança sobredimensionado: perante o risco de rutura, acumula-se a mais.
- Falta de visibilidade por lote: sabe-se quantas unidades há, não qual expira na próxima semana.
Quase toda a expiração evitável se explica por uma só coisa: ninguém sabia o que ia expirar até já ter expirado.
Por que razão as revisões periódicas não resolvem o problema
Rever prazos de validade à mão funciona a curto prazo e degrada-se com o tempo: consome horas, faz-se com a frequência que a carga assistencial permite e só deteta o que já está prestes a expirar. É uma fotografia, não um aviso.
O que reduz a expiração de forma sustentada
Três condições, que funcionam apenas se ocorrerem em simultâneo: conhecer a data de validade de cada unidade, e não de cada referência; receber o aviso antes de o material ficar inutilizável, com margem para o consumir ou realocar; e que a ordem de consumo respeite a data de validade sem que ninguém tenha de a consultar.
Quando essas três condições se cumprem de forma automática, a expiração deixa de depender da vigilância e passa a depender do sistema. É a única forma de a melhoria se manter quando o serviço tem um mês complicado.
