El material caducado no aparece en ninguna factura, pero se paga. Cómo se genera esa pérdida y qué la reduce de forma sostenida.
La caducidad es una pérdida silenciosa. No genera una incidencia ni una reclamación: el material simplemente deja de poder usarse y se retira. Como el gasto ya se contabilizó en la compra, no vuelve a aparecer en ninguna línea del presupuesto.
Tres mecanismos que la producen
En los almacenes sanitarios, el material caduca casi siempre por las mismas razones, y ninguna tiene que ver con la negligencia:
- Rotación por conveniencia: se coge lo que está más a mano, no lo que caduca antes.
- Stock de seguridad sobredimensionado: ante el riesgo de rotura, se acumula de más.
- Falta de visibilidad por lote: se sabe cuántas unidades hay, no cuál vence la semana que viene.
Casi toda la caducidad evitable se explica por una sola cosa: nadie sabía qué iba a caducar hasta que ya había caducado.
Por qué las revisiones periódicas no lo resuelven
Revisar caducidades a mano funciona a corto plazo y se degrada con el tiempo: consume horas, se hace con la frecuencia que permite la carga asistencial y solo detecta lo que ya está próximo a vencer. Es una foto, no un aviso.
Qué reduce la caducidad de forma sostenida
Tres condiciones, que funcionan solo si se dan a la vez: conocer la fecha de vencimiento de cada unidad, no de cada referencia; recibir el aviso antes de que el material sea inservible, con margen para consumirlo o reubicarlo; y que el orden de consumo respete el vencimiento sin que nadie tenga que consultarlo.
Cuando esas tres condiciones se cumplen de forma automática, la caducidad deja de depender de la vigilancia y pasa a depender del sistema. Es la única forma de que la mejora se sostenga cuando el servicio tiene un mes complicado.
